BON REPOS SUR BLAVET - Solution globale pour fédérer les trois communes et offrir un même niveau de service aux habitants

1.IDENTIFICATION

La collectivité

Nom de la collectivité Bon Repos sur Blavet
Département 22 - Côtes-d'Armor

Référent du projet

2.DESCRIPTION DU PROJET

Description synthétique du projet Déploiement d’une infrastructure mutualisée permettant à tous les administrés d’accéder aux informations en tous lieux et permettant aux agents de répondre rapidement aux demandes des usagers. Dispositif permettant d’offrir des services complémentaires à travers un accueil téléphonique unique, un site internet et une gestion informatisée des cimetières.
Objectifs • Améliorer le service aux usagers par la mise en œuvre d’un principe de guichet unique en capacité de répondre à l’ensemble des demandes émises par un administré, dans quelque mairie déléguée qu’il soit (une base de données unique, des réponses identiques dans toutes les mairies déléguées, des modalités de gestion unifiées, des recherches d’information facilitées, une exploitation enrichie des données, un travail en WIFI dans les mairies, une utilisation élargie des copieurs, etc.) • Favoriser une avancée vers la dématérialisation (stockage organisé et unique des documents numérisés…) • Faciliter le travail en commun des fonctionnaires de la collectivité et des élus, grâce à des outils partagés tels un agenda collectif, une arborescence bureautique réfléchie… (aujourd’hui, aucun accès aux données bureautiques pour les élus, aucune base de données construite, aucun document, aucun agenda partagés, etc.) • Offrir un « nomadisme informatique » aux fonctionnaires qui sont amenés à assurer des permanences dans les trois mairies, et travaillent aussi, au-delà de l’accueil, sur des sujets de fond sur trois sites • Apporter la possibilité de télé-travailler lors de situations particulières comme celle que nous venons de vivre avec la COVID-19 • Développer les compétences de l’équipe sur le plan informatique (formations bureautiques prévues, nouveaux utilisateurs parmi l’équipe technique, réflexion collective sur une arborescence bureautique commune unique, etc.) mais aussi en organisation (mise en place de règles de stockage bureautique, lien avec les archives vivantes, partage réfléchi des responsabilités en matière de stockage, adressage, réception, distribution, etc.) ; les formations dispensées et mises en situation vécues favoriseront aussi l’évolution professionnelle de l’équipe • Permettre la mise en œuvre d’une plateforme téléphonique unique apportant une efficience accrue dans le traitement des appels, des renvois d’appels entre mairies et la distribution interne des appels vers les services et les élus • Réduire la fracture numérique en mettant à la disposition des administrés d’une part des ordinateurs et imprimantes en libre accès et, d’autre part, un réseau WIFI public répondant aux normes de sécurité et au Règlement Général de Protection des Données personnelles (RGPD) • Constituer un socle sécurisé pour la mise en place de projets futurs (outils de communication, de gestion des cimetières, de gestion des salles des fêtes et des gites, portail famille, etc.)
Montant du financement France Relance 28 590

3.SUIVI DU PROJET

4.ENGAGEMENTS DANS LE CADRE DE LA CONVENTION DE FINANCEMENT FRANCE RELANCE

5.ANNEXES

Annexe financière Chorus