Labacces : Codev de Dinan - prise en charge des frais de déplacement

Nom de la structure concernée par la démarche Conseil de Développement de Dinan Agglomération

Adresse de la structure (pour alimenter la carte ci-dessous) 8 boulevard Simone Veil, 22100 Dinan

Qui est à l'origine, à l'initiative de la démarche ? (Elu.e, agent d'un service, obligation réglementaire...) Vote en Conseil Communautaire , sur propositions des citoyens bénévoles du Conseil de Développement

Nom du référent ou de la référente Clara Schricke

Fonction du ou de la référent.e du projet Chargée de mission démocratie participative et innovation publique

Courriel / Mail de contact c.schricke@dinan-agglomeration.fr

Acteurs concernés par la démarche Citoyens bénévoles du Conseil de Développement de Dinan Agglomération

Origine et contexte de la démarche Le Conseil de Développement réunit 64 habitants du territoire de Dinan Agglomération, qui réunit lui-même 64 communes sur un vaste périmètre (932 km2). Les déplacements pour les ateliers et rencontres sont fréquents, et l'investissement de chacun en matière de déplacement, conséquent (financièrement aussi bien qu'en temps de trajet).
Lors du renouvellement du Conseil de Développement en 2020, un diagnostic a été réalisé pour adapter le Codev aux attentes de ses membres et de l’agglomération. Suite à quoi, une série de mesures ont été proposées pour faciliter l'engagement bénévole des membres : recruter les membres sur la base d'une meilleure représentativité géographique, et faciliter cela par le remboursement des frais de déplacement. Ces mesures ont été validées par une délibération de Dinan Agglomération.
Pour faciliter la prévision budgétaire, le nombre de membres a été plafonné à 64 (autant de membres que de communes).

Mode de reconnaissance de la participation

Indemnisation des frais (Transports, repas, garde d'enfants, achats...)

Type d'organisation concernée

Intercommunalité

Échelle territoriale de l'action Intercommunalité

Niveau de participation visé, en terme d'implication dans la décision publique Consultation

Qu'est ce qui a été indemnisé ? (Déplacements, garde d'enfants, temps passé, repas...) Sont indemnisés les déplacements réalisés en véhicule individuel, sur le territoire de l'agglomération et / ou dans le cadre de la participation des membres aux activités du Codev. Les déplacements en transports en commun ne sont pas possibles sur tout le territoire de l'agglomération, et la gratuité est pratiquée dans la zone de Dinan.

Qui sont les personnes qui ont été indemnisées ? Les citoyens membres du Conseil de développement de Dinan Agglomération, qui participent aux groupes de travail et réunions dédiées.

Quelle forme a pris l'indemnité / la valorisation ? La prise en charge est effectuée par virement bancaire sur présentation d'un justificatif de présence, d'un RIB et de la carte grise du véhicule.

Avez vous utilisé un barème, et comment a-t-il été utilisé par les personnes concernées ? Le barème utilisé est semblable à celui des élus. Le remboursement est effectué sur la base d’un distancier qu'il a fallu adapter car l'EPCI ne remboursait les élus que pour les déplacements vers la ville de Dinan.

Quel est le délai pour indemniser les personnes ? Avec quels montants (indemnité par personne...)? Indemnisation trimestrielle, sur la base de la grille de remboursement établie pour les élus communautaires.

Quels arguments ont été utilisés pour convaincre de l'intérêt d'une indemnisation/valorisation ? (auprès des élus, de la direction, des financeurs...) Les membres du Conseil de Développement étaient trop majoritairement issus de la ville centre. Les autres communes n'étaient pas représentées car trop éloignées ; cela représentait un investissement en temps et en argent trop important. Le second volet a été résolu.
Le service financier a été associé en cours d'année, et a mis en place la démarche dès lors que la délibération de l'EPCI qui valide la décision d'un budget dédié a été présentée.

Le processus mis en place : avez-vous eu besoin de créer des outils spécifiques, de mobiliser des partenaires spécifiques, de mobiliser des fonds spécifiques... ? Nous avons adapté la feuille d'émargement des groupes de travail afin d'ajouter une colonne "transport". Cela permet d'identifier qui a utilisé son véhicule pour se rendre aux réunions, et s'il y a eu covoiturage. Les référents des groupes de travail transmettent cette fiche à l'animatrice après chaque réunion.L'animatrice calcule les frais en s'appuyant sur le distancier fourni par l'EPCI. Cela sert de base au service financier pour évaluer la prise en charge financière.

Quels freins ont été rencontrés ? La mise en place du processus, le recueil des documents (feuilles d'émargement, RIB et carte grise) sont un peu laborieux au départ.

Evaluez-vous, et si oui comment, la satisfaction des personnes participantes ? FloodCRM