GUINGAMP - Réalisation d'un schéma directeur informatique et numérique
1.IDENTIFICATION
La collectivité
Nom de la collectivité
GUINGAMP-PAIMPOL AGGLOMÉRATION
Département
22 - Côtes-d'Armor
Référent du projet
2.DESCRIPTION DU PROJET
Description synthétique du projet
Présentation résumée du projet
L’équipe de l’Agglomération n’étant pas assez dimensionnée et compétente pour mener en régie une étude de type schéma directeur délègue cette mission à Bearing Point en passant par l’UGAP.
La démarche déployée est la suivante :
• Phase de lancement visant à fixer les enjeux, objectifs et attendus du SDSIN ainsi que la démarche, le planning et l’équipe cadre.
• Phase de recrutement des usagers (habitants, entrepreneurs, association…) en fonction de critères d’échantillonnage
• Phase de diagnostic et de collecte des besoins en interne à l’agglomération et en parallèle auprès des usagers recrutés au moyen de technique d’entretien et d’ateliers
• Phase de définition des principes et élaboration des feuilles de route au moyen d’un séminaire et de travail en « chambre » entre les équipes métiers et SI à partir de l’analyse et de la cartographie des besoins et défis numériques exprimés lors de la phase de collecte
• Phase de synthèse et de préparation de la phase organisationnelle avec la mise en place de la gouvernance du SDSIN, le PPI et la présentation aux sponsors de l’étude avec la mise en place d’un plan de communication
Afin de déterminer au plus près les besoins des usagers sur la feuille de route numérique, il est proposé de mettre en place une approche de design thinking centrée sur le terrain et les besoins des usagers de l’agglomération et proposant une collaboration efficace pour générer des projets numériques à développer, ancrés dans le réel. Elle vise à créer les conditions de succès de l’évolution de l’action publique de l’agglomération et l’alignement de parties prenantes, en impliquant usagers et agents, autour des projets numériques à prioriser.
Cette étude se déroule sur 6 mois avec différentes instances :
• Un comité de pilotage avec les sponsors de l’étude (DGS et élus en charge du SI) ainsi que des élus et DGA avec l’équipe du prestataire. Ce COPIL se réunira 4 fois avec pour objectifs de :
o Présenter l’avancement global du projet aux différentes parties prenantes,
o Présenter les points structurants issus des travaux du projet,
o Valider des livrables du projet,
o Décider et identifier les décisions à prendre ultérieurement
• Un comité de suivi qui se tiendra hebdomadairement avec le chef de projet SDSIN et l’équipe du prestataire avec pour objectifs de :
o Suivre en interne l’avancement des chantiers (organisation, livrables, planning, risques, etc.),
o Synchroniser les travaux des chantiers au sein du projet,
o Identifier des sujets / décisions à remonter en Comité de Pilotage
L’équipe de l’Agglomération n’étant pas assez dimensionnée et compétente pour mener en régie une étude de type schéma directeur délègue cette mission à Bearing Point en passant par l’UGAP.
La démarche déployée est la suivante :
• Phase de lancement visant à fixer les enjeux, objectifs et attendus du SDSIN ainsi que la démarche, le planning et l’équipe cadre.
• Phase de recrutement des usagers (habitants, entrepreneurs, association…) en fonction de critères d’échantillonnage
• Phase de diagnostic et de collecte des besoins en interne à l’agglomération et en parallèle auprès des usagers recrutés au moyen de technique d’entretien et d’ateliers
• Phase de définition des principes et élaboration des feuilles de route au moyen d’un séminaire et de travail en « chambre » entre les équipes métiers et SI à partir de l’analyse et de la cartographie des besoins et défis numériques exprimés lors de la phase de collecte
• Phase de synthèse et de préparation de la phase organisationnelle avec la mise en place de la gouvernance du SDSIN, le PPI et la présentation aux sponsors de l’étude avec la mise en place d’un plan de communication
Afin de déterminer au plus près les besoins des usagers sur la feuille de route numérique, il est proposé de mettre en place une approche de design thinking centrée sur le terrain et les besoins des usagers de l’agglomération et proposant une collaboration efficace pour générer des projets numériques à développer, ancrés dans le réel. Elle vise à créer les conditions de succès de l’évolution de l’action publique de l’agglomération et l’alignement de parties prenantes, en impliquant usagers et agents, autour des projets numériques à prioriser.
Cette étude se déroule sur 6 mois avec différentes instances :
• Un comité de pilotage avec les sponsors de l’étude (DGS et élus en charge du SI) ainsi que des élus et DGA avec l’équipe du prestataire. Ce COPIL se réunira 4 fois avec pour objectifs de :
o Présenter l’avancement global du projet aux différentes parties prenantes,
o Présenter les points structurants issus des travaux du projet,
o Valider des livrables du projet,
o Décider et identifier les décisions à prendre ultérieurement
• Un comité de suivi qui se tiendra hebdomadairement avec le chef de projet SDSIN et l’équipe du prestataire avec pour objectifs de :
o Suivre en interne l’avancement des chantiers (organisation, livrables, planning, risques, etc.),
o Synchroniser les travaux des chantiers au sein du projet,
o Identifier des sujets / décisions à remonter en Comité de Pilotage
Objectifs
Objectifs du projet – améliorations attendues du service rendu
Dans ce contexte, l’Agglomération souhaite lancer une étude sur l’évolution de son SI et de sa filière numérique et élaborer un schéma directeur avec pour objectifs :
• D'aligner l’évolution du SI sur les orientations numériques du projet de territoire (notamment sur l’exemplarité écologique avec le green IT), sur les priorités métiers de l’ensemble des pôles, directions et sur celles du SIGD,
• Pré-identifier les éléments constitutifs d’un futur plan d’accompagnement et d’acculturation numérique,
• De revisiter les principes de gouvernance
Les enjeux sont les suivants :
• S’inscrire dans la transformation digitale
• Améliorer l’efficience des équipes en proposant des outils numériques adaptés à leur métier
• Garantir le bon fonctionnement et le pilotage du SI
• Répondre à nos obligations réglementaires
• Avoir de la visibilité en construisant notamment un PPI sur le SI qui soit partagé et priorisé en fonction des enjeux du projet d’administration et des politiques publiques
• Etablir une gouvernance du SI relevant davantage d’une approche stratégique et organisationnelle qu’une simple approche technique
Dans ce contexte, l’Agglomération souhaite lancer une étude sur l’évolution de son SI et de sa filière numérique et élaborer un schéma directeur avec pour objectifs :
• D'aligner l’évolution du SI sur les orientations numériques du projet de territoire (notamment sur l’exemplarité écologique avec le green IT), sur les priorités métiers de l’ensemble des pôles, directions et sur celles du SIGD,
• Pré-identifier les éléments constitutifs d’un futur plan d’accompagnement et d’acculturation numérique,
• De revisiter les principes de gouvernance
Les enjeux sont les suivants :
• S’inscrire dans la transformation digitale
• Améliorer l’efficience des équipes en proposant des outils numériques adaptés à leur métier
• Garantir le bon fonctionnement et le pilotage du SI
• Répondre à nos obligations réglementaires
• Avoir de la visibilité en construisant notamment un PPI sur le SI qui soit partagé et priorisé en fonction des enjeux du projet d’administration et des politiques publiques
• Etablir une gouvernance du SI relevant davantage d’une approche stratégique et organisationnelle qu’une simple approche technique
Montant du financement France Relance
77 600 € sur dépense prévisionnelle subventionnable de 98 000 € HT