QUEVERT - Mise en service d'un portail famille
1.IDENTIFICATION
La collectivité
Nom de la collectivité
Ville de Quévert
Département
22 - Côtes-d'Armor
Référent du projet
2.DESCRIPTION DU PROJET
Description synthétique du projet
La commune souhaite mettre en place un portail famille, offrant la possibilité aux usagers de gérer de façon dématérialisée leur fréquentation aux services enfance-jeunesse.
Cette gestion dématérialisée passera, au choix de l’usager, par un site internet dont la page sera accessible directement via le site internet de la commune, ou par une application mobile.
Les familles pourront ainsi procéder aux inscriptions, gérer leurs réservations, régler leurs factures, déposer leurs documents etc.
Le portail famille facilitera également la communication par les services du pôle enfance-jeunesse de toute information/document à destination des familles.
Les principales fonctions requises sont :
-Service scolaire : inscription, gestion des classes, dérogations, effectifs, historique de scolarisation, prévisions des futurs effectifs
-Restauration scolaire, APS et ALSH : réservation, pointage, facturation et règlement
-Relations avec les familles
• procéder aux inscriptions de leurs enfants aux différents services en ligne, via un PC, un téléphone ou une tablette
• gérer leurs informations personnelles
• permettre la transmission de documents directement via le portail
• réaliser des paiements en ligne sécurisés, consulter les factures
• pouvoir échanger avec les services municipaux via une messagerie interne, être informées des actualités des services
• avoir accès à divers documents et informations des services concernés : tarifs, règlements, dossiers d’inscription etc.
Le pôle enfance-jeunesse ne dispose actuellement que d’outils papiers pour gérer la fréquentation de ses services. La mise en ligne du portail famille, couplée à l’acquisition d’un logiciel adapté, permettra la mise en œuvre d’une gestion totalement dématérialisée.
Des tablettes de pointage seront ainsi mises à disposition des agents pour l’enregistrement des enfants présents. Ces tablettes seront interfacées avec le logiciel de gestion et de facturation, permettant ainsi un gain de temps dans l’enregistrement des données (plus de saisie manuelle).
Pour ce faire, des temps de formation seront prévus :
• pour les utilisateurs du logiciel de gestion : agents en charge de la comptabilité, responsables de service ALSH, APS, et restaurant scolaire, responsable du pôle enfance-jeunesse, agent en charge du suivi informatique : soit 7 agents
• pour les utilisateurs des tablettes de pointage : l’ensemble des agents d’animation et des agents de service intervenant au groupe scolaire, soit 20 agents de la commune
Des temps d’information et de communication sont également prévus à destination es familles pour l’utilisation du portail famille.
Méthodologie
Le cahier des charges a été établi en concertation avec les différents services futurs utilisateurs.
L’appel d’offres pour le choix du prestataire a été publié le 19 mars 2021. Les trois meilleurs candidats ont été auditionnés.
La municipalité a fait le choix de composer le jury d’audition d’élus et d’agents.
Une démarche concertée et participative a été souhaitée pour s’assurer de l’adhésion de tous et ainsi favoriser la réussite et la pérennité du projet.
Enfin, la formation des agents constitue un axe fort du projet. C’est ainsi près de 50% des agents de la commune qui seront accompagnés dans un changement de pratique dont l’objectif à terme est la suppression de l’utilisation du papier.
Cette gestion dématérialisée passera, au choix de l’usager, par un site internet dont la page sera accessible directement via le site internet de la commune, ou par une application mobile.
Les familles pourront ainsi procéder aux inscriptions, gérer leurs réservations, régler leurs factures, déposer leurs documents etc.
Le portail famille facilitera également la communication par les services du pôle enfance-jeunesse de toute information/document à destination des familles.
Les principales fonctions requises sont :
-Service scolaire : inscription, gestion des classes, dérogations, effectifs, historique de scolarisation, prévisions des futurs effectifs
-Restauration scolaire, APS et ALSH : réservation, pointage, facturation et règlement
-Relations avec les familles
• procéder aux inscriptions de leurs enfants aux différents services en ligne, via un PC, un téléphone ou une tablette
• gérer leurs informations personnelles
• permettre la transmission de documents directement via le portail
• réaliser des paiements en ligne sécurisés, consulter les factures
• pouvoir échanger avec les services municipaux via une messagerie interne, être informées des actualités des services
• avoir accès à divers documents et informations des services concernés : tarifs, règlements, dossiers d’inscription etc.
Le pôle enfance-jeunesse ne dispose actuellement que d’outils papiers pour gérer la fréquentation de ses services. La mise en ligne du portail famille, couplée à l’acquisition d’un logiciel adapté, permettra la mise en œuvre d’une gestion totalement dématérialisée.
Des tablettes de pointage seront ainsi mises à disposition des agents pour l’enregistrement des enfants présents. Ces tablettes seront interfacées avec le logiciel de gestion et de facturation, permettant ainsi un gain de temps dans l’enregistrement des données (plus de saisie manuelle).
Pour ce faire, des temps de formation seront prévus :
• pour les utilisateurs du logiciel de gestion : agents en charge de la comptabilité, responsables de service ALSH, APS, et restaurant scolaire, responsable du pôle enfance-jeunesse, agent en charge du suivi informatique : soit 7 agents
• pour les utilisateurs des tablettes de pointage : l’ensemble des agents d’animation et des agents de service intervenant au groupe scolaire, soit 20 agents de la commune
Des temps d’information et de communication sont également prévus à destination es familles pour l’utilisation du portail famille.
Méthodologie
Le cahier des charges a été établi en concertation avec les différents services futurs utilisateurs.
L’appel d’offres pour le choix du prestataire a été publié le 19 mars 2021. Les trois meilleurs candidats ont été auditionnés.
La municipalité a fait le choix de composer le jury d’audition d’élus et d’agents.
Une démarche concertée et participative a été souhaitée pour s’assurer de l’adhésion de tous et ainsi favoriser la réussite et la pérennité du projet.
Enfin, la formation des agents constitue un axe fort du projet. C’est ainsi près de 50% des agents de la commune qui seront accompagnés dans un changement de pratique dont l’objectif à terme est la suppression de l’utilisation du papier.
Objectifs
Objectifs :
-faciliter la fréquentation des usagers aux services enfance-jeunesse de la commune
-fluidifier l'information
-inciter à l'utilisation des outils numériques
-permettre le paiement en ligne
en interne:
-s'inscrire dans une démarche de fin de consommation du papier, via la mise à disposition de tablettes de pointage
-former un nombre important d'agents à l'usage du numérique
-gagner du temps sur les opérations de facturations, grâce à l'enregistrement automatique des données
-faciliter la fréquentation des usagers aux services enfance-jeunesse de la commune
-fluidifier l'information
-inciter à l'utilisation des outils numériques
-permettre le paiement en ligne
en interne:
-s'inscrire dans une démarche de fin de consommation du papier, via la mise à disposition de tablettes de pointage
-former un nombre important d'agents à l'usage du numérique
-gagner du temps sur les opérations de facturations, grâce à l'enregistrement automatique des données
Montant du financement France Relance
11025